Artigos Técnicos

A Importância do Relatório de Visitas para Operadores Logísticos e Transportadores


Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda

Muitas pessoas questionam a eficácia do uso de relatórios de visitas para a gestão da equipe de vendas de serviços relacionados à logística e ao transportes.

Partidários da venda à "moda antiga" defendem a não utilização dessa importante ferramenta de gestão alegando que o bom vendedor funciona independentemente da burocracia alheia e que isso apenas levará à perda de tempo, tempo este que ele poderia estar dedicando a atividades em campo. Outros argumentarão que com o tempo o relatório ficará repetitivo e que de nada servirá.

Alguns até alegam que o preenchimento de relatórios cria "vínculos empregatícios" com representantes ou profissionais independentes. Quanto a isso, fique tranqüilo. Na verdade, o fornecimento de relatório de visitas para a representada é obrigatório e tem sua previsão legal no artigo 28 da Lei 4886/65 alterada pela Lei 8420/92: "O representante comercial fica obrigado a fornecer ao representado, segundo as disposições do contrato ou, sendo este omisso, quando lhe for solicitado, informações detalhadas sobre o andamento dos negócios a seu cargo, devendo dedicar-se à representação, de modo a expandir os negócios do representado e promover os seus produtos."

Defensores da venda técnica e da moderna gestão comercial alegam que o relatório de visitas disciplina a atividade do vendedor, permite um maior controle sobre o seu dia-a-dia e força-o a melhor direcionar seus esforços no mercado, já que estará sendo monitorado.

Através do relatório de visitas poderemos responder ás seguintes perguntas:

1) A minha força de vendas está realizando o esforço necessário para cumprir as metas estabelecidas?
2) Se as metas não estão sendo cumpridas, qual a razão disso?
3) Todos os clientes estão sendo visitados?
4) O esforço de vendas e pós-venda está sendo corretamente direcionado?
Outro argumento que reforça a utilização desse controle e que ressalta a sua importância como instrumento de gestão de vendas é que um relatório formal de visitas colabora para a formação de um sistema de inteligência que contribui para o aprimoramento do relacionamento com o Cliente. Estamos falando de CRM - Customer Relationship Management, ou seja, uma sistemática que permite conhecer melhor as particularidades de cada Cliente, tornando-o distinto dos demais, de forma a interagir com ele numa relação ganha-ganha.

Sim, tudo isso é verdade a respeito do relatório de visitas. Porém, de nada adiantará a criação de um complexo sistema de prestação de contas se não existir uma estrutura mínima por detrás da área comercial para a sua efetiva gestão. A criação de um relatório de visitas cria a "obrigatoriedade" da sua leitura e de uma resposta e feedback aos vendedores. Tenha em sua retaguarda uma área de Apoio a Vendas, que se encarregará da análise dos relatórios de visitas e da orientação aos gestores comerciais e à sua equipe de vendas.

Uma vez comprovada a necessidade da sua utilização, como deve ser então um relatório de visitas?

Primeiro, procure resumi-lo a uma única página. Isso levará a uma maior objetividade e permitirá maior velocidade na análise e recomendações para os gestores comerciais.

Segundo, se possível, informatize o processo de registro e análise. Evite que o vendedor tenha que escrever à mão. Em muitos casos poderá se tornar difícil a leitura e o entendimento do que foi relatado.

Terceiro, um bom relatório deve conter um cabeçalho inicial no qual possamos rapidamente identificar a data da visita, o vendedor responsável e o gerente ao qual reporta, a empresa visitada e o respectivo departamento e profissional, incluindo seu cargo na organização.

Em quarto lugar, o relatório de vistas também deve conter uma descrição sucinta do encontro, relatando os principais fatos.

Na seqüência é importante conter os próximos passos e a data do próximo encontro. Lembre-se, sempre saia de uma visita com uma próxima data pré-agendada, mesmo que seja daqui a 3, 4, 5 ou 6 meses.

Reserve um espaço ao final para o registro de informações sobre o Cliente, como dados de faturamento e rentabilidade, novos contatos desenvolvidos, relação de concorrentes, etc. Essas informações "abastecerão" o CRM da empresa.

Use e abuse dos relatórios de visitas. Você e a sua empresa só tem a ganhar com isso!



Telefone: +55 11 2694-1391 | marcoantonio@guepardologistica.com.br
Guepardo Consultoria em Logística | Todos os direitos reservados | Desenvolvimento:
empresas do grupo:
TigerlogNet Logística